Le sei “W” del giornalismo

L’Ufficio Stampa è la struttura, composta da uno o più addetti stampa, deputata alla redazione di notizie in nome e per conto del proprio committente, alla loro diffusione sui mezzi di comunicazione di massa e alla raccolta di quanto viene pubblicato dopo ogni invio.

Il suo compito, quindi, è curare la presenza sui media delle notizie del proprio committente e gestire i rapporti tra quest’ultimo e la stampa.

Può essere interno alla struttura o esterno; di solito le aziende più grandi e gli enti lo hanno al loro interno, le realtà più piccole preferiscono affidarsi ad un professionista esterno incaricato per la specifica esigenza.

L’attività dell’Ufficio stampa inizia sempre con un briefing iniziale con il cliente, nel quale si stabiliscono:

  1. Obiettivi di comunicazione
  2. Target di riferimento
  3. Strumenti e media da utilizzare
  4. Strategie e procedure
  5. Tempistica e durata dell’incarico
  6. Strumenti di verifica e follow up
  7. Investimento

Dopo il conferimento dell’incarico, il Committente fornisce all’Ufficio stampa tutte le informazioni, notizie tecniche, immagini, loghi, stampe e tutto ciò che possa essere necessario per lo svolgimento del compito richiesto. Il Committente, inoltre, dovrà essere sempre sollecito nel comunicare all’Ufficio stampa tutte le novità, variazioni, nuove informazioni e a rispondere rapidamente alle richieste o alla bozze inviate dall’Ufficio stampa che, in mancanza, si troverà nell’impossibilità di svolgere il suo ruolo tempestivamente.

Terminata la fase di raccolta delle informazioni e conformemente alle caratteristiche dell’incarico ricevuto, l’Ufficio stampa può procedere a:

  1. Individuare le testate, i media e i giornalisti interessati alle notizie che invierà per conto del Committente
  2. Creare una mailing list specifica
  3. Redigere un Comunicato stampa e (dopo l’approvazione da parte del Committente) e inviarlo al target individuato
  4. Procedere al recall per le testate più importanti e offrire eventualmente ulteriori informazioni al giornalista interessato
  5. Predisporre post per le pagine social del Committente (se ci sono e sono comprese nell’incarico)
  6. Contattare emittenti tv e radio per eventuali interviste o servizi
  7. Organizzare una Conferenza stampa (dal vivo o via diretta social) quando è opportuno
  8. Aggiornare il proprio sito con il comunicato del Committente
  9. Aggiornare i propri social con il contenuto del Committente
  10. Monitorare il web
  11. Redigere una Rassegna Stampa finale con tutto ciò che è stato pubblicato

La funzione della Rassegna Stampa è molto importante, oltre a raccogliere il frutto del lavoro dell’Ufficio Stampa infatti essa può essere uno strumento prezioso per dimostrare il successo di una iniziativa ad esempio quando si cercano nuovi sponsor o quando si deve documentare l’attività svolta presso un Ente. E’ vero che tutto è sul web, ma di certo saranno in pochi a prendersi la briga di verificare tra migliaia di link per trovare le notizie che interessano! Una bella presentazione, ordinata e professionale, è anch’essa un biglietto da visita e una manifestazione di professionalità.

La figura dell’Ufficio Stampa è molto utile anche nel caso di “crisis management”, per contrastare cioè, con tempestive e corrette informazioni, eventuali notizie sfavorevoli o addirittura false che possono apparire sulla stampa e sui social.

L’Ufficio Stampa, inoltre, diventa il riferimento diretto degli addetti ai lavori per ciò che concerne lo specifico incarico, con velocizzazione di tutte le procedure di contatto dalla stampa verso il Committente.

L’Ufficio Stampa, grazie alla sensibilità sviluppata attraverso la professione, riesce a trasformare i contenuti in notizie appetibili per i media o a evitare inutili sprechi di risorse in quei casi in cui l’oggetto della comunicazione è tale da non essere pubblicabile (p. es. contenuti pubblicitari o assimilabili).

La presenza di Ufficio Stampa può essere preziosa anche nel caso di discorsi in pubblico, presentazioni e relazioni e in tutti quei casi in cui il Committente ha necessità di comunicare in maniera persuasiva e vincente, magari parlando davanti ad un uditorio o in tv o per radio. Elaborando la giusta strategia di gestione dei contenuti e provando il discorso, sarà più semplice affrontare quella che per molti è l’esperienza più stressante di tutte: il public speaking!

Riuscire a ottenere una presenza costante sui media attraverso contenuti di qualità è infine il miglior modo per costruire nel tempo la propria “web reputation” così come la si desidera e non “come capita”; il successo di ogni tipo di processo comunicativo sta sempre nel fatto di orientarlo e direzionarlo come il Committente desidera.

Affidare un compito così strategico ad una risorsa non professionale è rischioso. Il risparmio che si pensa di ottenere incaricando qualcuno di buona volontà (il famigerato “cugino” o la segretaria) e ritenendo che in fondo si tratta solo di inviare qualche mail, è irrilevante se paragonato al danno che può fare il proporre male, o poco professionalmente, i propri contenuti.

Se ricevi un cliente importante, non lo porti in trattoria per risparmiare, perché  faresti una brutta figura;  perché allora alcuni pensano di poter essere sciatti con qualcosa che resterà sul web per un tempo indefinibile? 

Oppure sei hai tanto lavorato per organizzare una manifestazione, davvero pensi che basti creare un evento social per informare il pubblico e la stampa? Quanti sono i proprietari di locali, gli organizzatori di festival, che inondano ogni giorno i social con i loro eventi? Pensi davvero che i giornalisti passino tutto il loro tempo a spulciare tra migliaia di eventi cercando proprio il tuo? Mi dispiace deluderti, ma non è così! I social sono utili, quando e se ben utilizzati, ma non sono la panacea… tra l’altro ormai se mancano le sponsorizzazioni anche la visibilità è minimizzata. 

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